Как организовать и провести выпускной? Как выбрать ведущего на выпускной? Советы от ведущего организаторам, родителям

     Классный ведущий Евгений Захаров из Перми на выпускной

     Как быстро растут наши дети! Еще недавно они были маленькими, а сейчас уже пора готовиться к выпускному мероприятию! Но как организовать праздник для детей и выбрать правильного ведущего? Ведь не все ведущие подходят для выпускного и от того, кто и как будет проводить ваше мероприятие зависит то, как оно пройдет!

     На самом деле неважно проводите вы выпускной для 11 классаов, 9 классов или 4-х классов, ведущий выпускных - Евгений Захаров в Перми и Пермском крае, легко и с удовольствием поделится собственным опытом и рекомендациями по подготовке к выпускному празднику и выбору ведущего. Статья получилась большая, но я постарался разобрать в ней все основные вопросы, потому что мне регулярно задают их в процессе организации и подготовке выпускного, когда приглашают провести мероприятие.

     Чаще всего выпускные заказывают и проводят для школьников: четвертного (проводят в конце мая или начале июня), девятого, одиннадцатого (конец июня начало июля) классов, также выпускные для ВУЗов (конец июня или в июле), и теоретически к выпускным можно отнести и встречу выпускников, хотя на мой взгляд это отдельный формат банкета, который технически ближе к корпоратива или юбилею. Выпускной в детском саду в рамках этой статьи не рассматриваются, в д/с свои программы. Дату для выпускного можно выбирать любую, в том числе брать будний день и совсем необязательно ждать пятницы или субботы. Детям, которые выходят на каникулы это не важно. Чуть позже - как сэкономить на выпускном в том числе и благодаря дате и дню недели. 

     Если говорить также и об организации выпускного, то здесь несколько ключевых моментов: Первое это выбор помещения: кафе, ресторан, банкетный зал, база отдыха. Как правило родители выбирают площадку ближе к школе или месту жительства, но можно пойти и от фактора в центре, тем более если вы планируете отпустить детей гулять в «белые ночи». Это характерно для выпускников 11-х и возможно, но обычно не отпускают 9-х классов. В этом случае площадку вбирают ближе к центральным паркам города, набережным, местам массового гуляния. Если площадка не близко к школе, имеет смысл организовать автобус для детей и родителей, ведь не всех родителей может быть возможность привезти детей, папа, который за рулем может быть на смене или даже у родителей есть задумка поднять бокал с шампанским за то, то годы учебы и уроков (в том числе и для родителей:-) - позади. Не рекомендую проводить выпускное мероприятие в самой школе, в классе или столовой. Нужно провести границу, отделить учебу и праздник, на территорию где ребята учатся и питаются (или если речь идет о корпоративе для взрослых – обедают, ситуация повторяется), ощущения праздника – нет, все бытовое и обыденно, даже если зал красивый и нарядный. Также ребята могут начать бегать по школе или выходить на улицу, так как им все близко и знаком и их трудно собрать и праздник «проваливается».

     Выбирайте зал соотносящийся кол-вом гостей и мест, так чтобы кол-во посадочных мест не превышало (или по крайней мере не сильно) ко-во гостей. Максимум в 1.5-2 раза, но не 3-4! В больших залах где остается много «пустого» места становится неуютно.  

     Также важно снять помещение кафе или ресторана – полностью. Всем будет некомфортно, если в зале в это время будут другие гости или (ужас) другие мероприятия. Однажды я проводил такой выпускной, где в зале на 250 посадочных мест мы с выпускниками и родителями находились в кол-ве 20 человек!) В этот же ресторан приехали поужинать серьезные деловые люди на черных джипах и мерседесах и попросили нас не шуметь)! Скажите, как можно провести яркий и веселый праздник для детей и не шуметь???

     И еще один момент которым я хотел бы с вами поделиться связанный с выбором зала. Лучше всего подойдет зал, в котором на окнах есть плотные шторы, жалюзи, ставни и тд или даже нет окон! Почему?! Выпускные как правило начинают рано, в светлое время года и суток, когда поздно темнеет и яркий солнечный свет не способствует комфортному проведению банкета (а выпускной в кафе с застольной частью праздника, по форме проведения именно – банкет). Для банкета лучше подходит электрический свет, ощущение праздника работает намного эффективней. Солнечный свет способствует ощущению дня, когда дети учатся, а взрослые работают и расслабляться как бы рано, наш мозг не привык отдыхать и веселится днем, а вечером самое то. Это все на уровне подсознания проходит. Проверено, просто поверьте.

     Праздник этот - выпускной - родители делают для детей, и даже в 9-11 классах они хоть и большие, хоть и подростки, но все же дети. Для нас они всегда будут детьми. Рекомендую сделать для ваших детей (даже если бюджет выпускного ограничен) - хотя бы минимальное офрмление выпускного. Оформление создает ощущение и атомосферу праздника и очень сильно украшает мероприятия. По моему субъективному опыту мероприятия, праздники в залах с оформлением проходят намного лучше.

     Пригашать ли учителей, завуча и тд на выпускной банкет? Обычно приглашают классного руководителя и может быть, основных 2-3 учителей.

     Дарить ли подарки учителям и детям? Обычно учителям дарят подарки или хотя бы цветы, но иногда это делают на последнем звонке или вручении дипломов, но можно и на банкете. Подарки выпускникам? Само это мероприятие уже подарок), и отдельные подарки всем или каждому делать особого смысла нет, но нужно приготовить призы для конкурсов, которые разыграет ведущий, тем более если остались средства после организации. Также если остались свободные деньги, можно на них пригласить артистов. 

     Какие покупать призы выпускникам на конкурсы? Хорошо идут флэшки, наушники, карты памяти, сладкие призы, сувениры, приколы, фонарики, брелоки, лизуны, кружки, и тд. Нет смысла покупать дорогие призы, но и совсем дешёвые не на надо. Кол-во и содержание призов вы можете обсудить с вашим ведущим.

     Алкоголь? Вопрос щепетильный, но, по-моему, опыты 11-классникам позволяют по бокалу шампанского, а 9-классникам как правило нет. Выпивать ли родителям?) Опять же, по моему мнению, пример подавать не стоит, но решать вам. В случае с 11-м классом, наверное, умеренно можно. 

     Рассаживаться ли учителям и родителям отдельно от детей или вместе? Можно и так, и так. 4-классникам иногда удобнее, когда родители рядом, а 9 и 11 конечно больше любят независимости. Они уже считают себя самостоятельными). Думаю, самым оптимальным вариантом будет следующий: родители (и учителя с ними вместе) в том же зале, но отдельно, недалеко от детей. Чем старше, тем дальше))).

     Говорить ли слова или все уже сказано? Имеет смысл, но не официально, а искренне и от души родителям поздравить учителей и учеников, дать возможность классному руководителю и другим учителями сказать свои пожелания, а детям (кому балле активному, одному от всех) сказать благодарственные слова родителям и учителям. Времени займут немного, а приятно будет всем, ну а если приготовлены подарки, цветы, грамоты, благодарности, то самое время их вручить.

    На сколько часов заказывать выпускной? 4 классы 4-5 часов, 9 и 11 на 5-6 часов вполне достаточно.

   Приглашать ли фотографа и видеографа на впускной или снимать своими силами на телефоны и любительские камеры? Решать вам, но профессиональные фото и видео конечно украсят ваши домашние альбомы и соцсети выпускников. Это могло бы быть подарком для детей, а если стоимость разделить на всех родителей то цена за работу будет недорогая.

     Приглашать ли артистов на выпускной? Если бюджет позволяет, средства остаются, или вы тем более скидывались классами то конечно сделать праздник еще лучше, порадовать детей яркими номерами смысл есть. 

     Сколько классов собирать на оном выпускном вместе? Можно один, два или все! Отчасти это зависит от «дружности» классов, но сборный выпускной (в рамках классов одной школы) всегда лучше, и вот почему. Как ведущему мне комфортней работать если участников мероприятия больше. Больше чем хотя-бы 15-20 гостей. Оптимально 40-80 человек, но можно и 150-200! Иногда заказчики меня спрашивают: нас мало, вы меньше возьмете?) и думают, что цена зависит от кол-ва людей. Нет цена зависит от факта работы, а кол-во гостей для меня не так важно. На самом деле, чем меньше гостей, тем тяжелее работать и, если гостей мало надо брать наоборот – дороже!). Просто меньшей группой сложнее управлять, заряжать энергетикой и активизировать. Да, ведущий должен управлять публикой, направлять события, контролировать ситуацию, ВЕСТИ, иначе он не ведущий и занимается не своим делом.

     И здесь мы подошли к вопросу экономии о котором я писал выше. На чем можно сэкономить? Конечно выпускные очередной удар по семейному бюджету и не все родители могут позволить себе раскошелится по полной.  Летом есть и другие финансовые задачи, например, отпуск, лагеря, дети поступают в вузы и тд. 

Так как же сэкономить на выпускном? Вот всего три эффективных и проверенных совета: 

1. Объединитесь с другими классами. Стоимость программы ведущий и ди-джей не увеличивается от количества гостей (цена едина за программу) и равномерно распределятся на всех. Чем больше участников, тем дешевле программа обходится каждому. Также экономия будет на фотографе и операторе если вы их приглашаете. 

2. Проводите мероприятие в будний день. В будний день можно договориться на скидку как в кафе, так и по программе. Лично я, ведущий Евгений Захаров, всегда сделаю скидки в будни.

3. Покупайте цветы и подарки в оптовых магазинах. Родители могут скинуться и поручить закуп вышеперечисленного члену родительского комитета, тому кто располагает сводным временем и имеет автомобиль для этих поездок.

p.s. Лучше не эконить на программе и фотографе. Не то, чтобы я хочу вам себя запрадать), просто много раз разговаривал с закзчиками и слышал лично, как они сетовали на то, что разочарование от плохой работы подрядчиков больше, чем их низкая цена.

Как выбрать ведущего? Берите того, который дешевле. Дело в том, что все ведущие работают одинаково, но берут по-разному! шутка!) Цена конечно имеет значение, но и многие ведущие работают недорого, ведут по невысокой цене, но это не самое главное. Самое главное результат и ваши эмоции!   У меня жесть статья на этом сайте (ведущийпермь), на тему Как правильно выбрать ведущего на праздник, но здесь я кратко отвечу на этот вопрос через призму выпускного. 

1. Ориентируйтесь на рекомендации или личный опыт, но двоюродная тетя одного из родителей, когда проводившая юбилей дедушки скорее всего не вариант. Если нет рекомендаций интернет в помощь. 

2. Выбирайте ведущего с портфолио. Видео, фото, сайт или хотя бы группа в соцсетях. Читайте отзывы о ведущем. Могут быть как хорошие так и неочень отзывы

3. Можно выбрать несколько ведущих, но не переусердствуйте и не устраивайте кастинг из 15 человек. Вы проводите не день России в кремлевском дворце. Тоже шутка, просто вы сами устанете со всеми разговаривать, 2-3 кандидатуры вполне достаточно. Когда ведущем заказывают большое мероприятие то ему еще дают техническое задание на проведение праздника, может конечно за морочится, но с впускными все гораздо проще. 

4. Договоритесь на встречу: Ведущего нужно видеть и слышать вживую. 

5. Если ведущий постоянно занят, переносит встречу – это тревожный звонок. 

6. Хорошо если Ведущий работает в паре с ди-джеем, когда работа слажена – все проходит намного лучше.

7. Не постесняйтесь расспросить образование ведущего и опыт проведения выпускных, программу и конкурсы (подходит ли программа под выпускной, учитывает или возраст детей?), а что касается ди-джея то аппаратуру, мощность, светомузыку, радиомикрофон, репертуар (и для выпускников и для родителей:-), например в нашей программе мы учитываем участие родители и учителей. Они тоже люди, у них тоже праздник и они тоже хотят отдыхать и танцевать мы это даем).

8. Важный момент время работы: со скольки до скольки с вами будет ведущий, а диджей. Обычно программу делают на 6 часов, ведущий 5, ди-джей 6. Есть ленивые или слабые ведущие (у них нет полноценной программы), которые в середине вечера любят раскланяться и оставить клиентов с одним ди-джеем (естественно получив прежде этим оплату за свою работу).

9. Личная симпатия к ведущему тоже критерий, но возможно не самый главный. Главное, чтобы ведущий излучал уверенность, комплектность, в целом осведомлённость во смежных вопросах, мог дать дельные советы по организации праздника, выбору помещения, меню, фотографу, не тушевался, легко и красиво рассказал о себе и своей программе. 

10. Некоторые родители стремятся выбрать ведущего, у которого есть семья и дети (опыт общения со своими детьми является плюсом), но это не самое главное, главное, чтоб ведущий был профессионалом и лучше с советующим образованием.

     Статья получилась не маленькая, но хотелось рассказать все, а из песни слов не выкинешь, ведь организовать выпускной дело непростое, но, когда все подготовлено тщательно участвовать и отдыхать на праздничном мероприятии – одно удовольствие. Когда праздник начнется, вы с чистым сердцем сможет выдохнуть и отдать бразды правление мероприятия – профессионалам – ведущему, диджею, работникам кафе, фотографу и другим. Отдыхайте, вы это заслужили! Удачи и вступайте в мою группу ведущего В Контакте!

Ваш ведущий выпускных праздников - Евгений Захаров