Нужно ли давать техническое задание на проведение мероприятий?

Ведущий на концерт, праздник, мероприятие в Перми - Евгений Захаров, Пермь 

     Или так сойдет? Чаще всего праздник проходит на ура, но бывает, что не все идеально. Гости же видят лишь вершину айсберга, и вся огромная работа по организации мероприятия ложится на ведущего, организаторов или даже самих заказчиков. Как сделать так, чтобы все прошло четко, по плану, соответствовало задачам, бюджету и все были довольны? Разберем в этой статье о техническом задании на праздничное мероприятие. Этот и другие мои блоги в целом предназначены для заказчиков праздничных мероприятий, непосредственно моих клиентов. И если вас останутся вопросы по этой или другим темам обязательно пишите в личные сообщения (контакты на сайте), а я в свою очередь развею все ваш сомнения.  

     Чем лучше подготовка, тем лучше результат считают спортсмены, инженеры, военные. А как на действовать в праздничной сфере где есть доля творчества и импровизации? Импровизировать сходу и  до конца или нужен каркас, план. Сценарий праздника? Автору, ведущему Евгению Захарову знакомы коллеги, которые считают и действуют именно так, но есть и другие, которые тщательно готовиться к мероприятиям и действуют по плану. Но сейчас речь о заказчике, что должны сделать те, кто хочет заказать праздник?

     Выбрать вроде бы как бы ответственных людей и доверится им или контролировать каждый шаг исполнителя, подрядчика? И то и другое крайности, но второй вариант лучше первого по крайней мере тем, что он прогнозируем. В любом случае готовится заказчику также надо, хотя и в меньшей степени чем исполнителю.   Нужно определится уровнем. Статусом мероприятия, количеством и списком гостей праздника, рестораном, площадкой, местом проведения, меню, теме же подрядчиками: организаторами, агентством, ведущими, артистами, фотографами, видеографами…. И конечно всем им надо платить, мы живем в капиталистическом мире, а для этого надо рассчитать бюджет мероприятия. Конечно сделать это, не зная цен сложно, в таком случае вам надо хоть немного ориентироваться в ценах на ведущих и прочих подрядчиков. Или поручить весь этот головняк агентству, но надо понимать, что агентство возьмет свои комиссионные за работу, и это может быть от 20 до 200%! Но в среднем 30-60%, что не мало и может увеличить стоимость мероприятия в 1.5-2 раза. И если вы сами составите техническое задание на организацию и проведение праздничного мероприятия, вы не только сэкономите средства (даже в работе с агентством), но в намного большей степени сможете представлять и гарантировать результат. Чем правильней т точнее вы его, ТЗ, составите, тем результат будет лучше, а мероприятие обойдётся дешевле. Повод задуматься, о том, что ТЗ нужно, не правда ли? 

     В последующих статьях я разберу как правильно составить ТЗ, а пока дополню тем, техническое задание может включать в себя:

• Подбор площадки

• Формирование меню, спиртное

• Трансфер

• Оформление площадки

• Звуковое оформление, ди-джей

• Световое оформление (аплайтинг)

• Встреча гостей

• Фуршет на встречу гостей

• Ведущий

• Артисты

• Торт/десерт 

     Могут быть и отдельные запросы связанные с особенностью проведения, сценарием мероприятия, например, экран, кол-во микрофонов, ширма, костюмы, реквизит, призы, баннер, декорации, драпировка, наградительные материалы, медали, кубки и т.п., и т.д. 

     ! Внимание. Важно не путать техническое задание и сценарий мероприятия, это разные вещи и разные понятия. Сценарий может являться частью ТЗ.

     Техническое задание формируется заказчиком для подрядчиков, чтобы они сформировали коммерческое предложение, или сразу смету, сценарий и все остальное (по ТЗ). Техническое задание снимает с вас, заказчиков груз ответственности, перекладывает его на подрядчика, и позволяет спросить с него по всем пунктам, описанным в ТЗ. И конечно вы понимаете, но я все равно об этом скажу, что техническое задание обязательно должно быть написано на бумаге и подписано обеими сторонами.

ИТОГО: Составив грамотное ТЗ вы

1. Сэкономите средства

2. Передоложите ответственность на подрядчика (исполнителя)

3. Будете в большей степени уверены в результате, чем без ТЗ

 

Ведущий и организатор праздников Евгений Захаров желает вам удачи и отличных мероприятий!