Как организовать юбилей/день рожденье и найти классного ведущего на праздник?

Ведущий на юбилей Евгений Захаров Пермь 

Когда настает пора подвести итоги жизни и сделать задел на будущее, а именно отметить юбилей, возникает вопрос КАК это сделать, в ресторане или дома, позвать всех или только самых близких, шумно или скромно, ярко весело или тихо и незаметно. Только когда на все эти вопросы ответили ДА, ХОЧУ, НАДО, необходимо задуматься о ресторане, ведущем (не тамада:), программе, дате, меню и прочих моментах.

В этом блоге расскажу, как лучше организовать юбилей, день рождение, наиболее оптимально подобрать площадку, ведущего, артистов. Начнем со всего по порядку. Многие заказчики ищуь ведущих - недорого, по невысокой цене, так как услуга разовая и это может стать ошибкой. Ведь юбилей тоже разовый (след черз 5 или 10 лет), и ударить в грязь лицом никому не хочется, поэтому надо выбирать максимально сбалансированный вариант, а сколько может стоить ведущий смотрите здесь. Хорошие ведущие занимаются только этим но могут работать в смежных областях, культуре, тв, радио, и ведут не только юбилеи, а также свадьбы, корпоративы, новогодние праздники и выпускные.

Прежде всего надо определится с датой. Здесь 2 варианта: отмечать день рождение день в день или выбрать ближайший выходной. Это зависит от личных предпочтений, некоторые люди принципиально отмечают день в день, кому-то это менее важно, но нужно учитывать, что юбилей зачастую попадает на будние дни. Если попадает на выходной, то сам бог велел, что называется)! Преимущества буднего дня: больше вероятности что ресторан, ведущий и артисты пока не заняты. Теоретически можно получить скидки за будние дни (все зависит от ваших умений торговаться, но я вам этого не говорил:-). Недостатки: не всем гостям удобно, тем более тем, кому надо ехать из другого города, на следящий день многим надо будет идти на работу, а у кого-то на это время может быть даже и смена стоять (это может быть и на входные, но гости часто ради такого случая – подменяются). Преимущества выходного дня: удобно гостям, можно начинать мероприятие – раньше, в выходные дни все заряжены позитивом и расслаблены. Таким образом из выходных лучше всего подойдет – суббота, но можно в пятницу или воскресенье, это тоже удобно.

Сколько времени идет юбилей (от этого зависит во сколько начинать)? Нужно рассчитывать, что банкет, а юбилей — это как раз банкет идет в среднем 5-6 часов. Ингода даже продляют).  Если вы организовываете юбилей пожилому родственнику и среди гостей будут пожилые, то 3-5 часов бывает вполне достаточно, пожилые гости быстрее устают, если среди гостей люди среднего возраста, то как раз 5-6 часов, если молодежный день рожденье (18-30 лет) то можно и 6-7-8, детский от 1 до 5 часов в зависимости от возраста детей, чем младше – тем меньше.  

Во сколько начинать юбилей (если формат проведения праздника – застольный банкет)? Если это будний день, то лучше 18 часов, минимум 17, но иногда бывает делают в 19 или 20 часов. Если выходной, то можно и раньше 15-16-17 часов.

Формат проведения юбилея/дня рождения. Если исключить вариант дома, то можно рассмотреть 2 варианта: на базе отдыха (загородном клубе, усадьбе, веранде, беседке и тд), и в ресторане (кафе, клуб, банкетный зал). На базе отдыха может быть больше свободы и комфорта, меньше регламента и официоза. Можно оставаться на сутки/двое/трое, можно отмечать в менее официальной более удобной одежде (кэжуал, хотя строгих правил по поводу в чем отмечать в принципе не существует), и по времени проведения мероприятие на базе может быть растянуто намного больше, хоть на целый день (тем более если задействованы развлечения, предлагаемые на площадке: баня, лыжи, катамараны, снегоходы и тд). Можно сэкономить на обслуживании и готовить «своими силами», на базах отдыха зачастую созданы для этого все удобные условия. В ресторане как вы поняли из описания базы отдыха все получается более четко и регламентировано. Никто конечно по струнке ходить не будет, но в ресторане горячее подается на стол к определенному времени, а на базе шашлыки (и другие «уличные» блюда) подходят партиями по мере готовности, их употребление более растянуто и не привязано так четко к тостам и застольной части (тем более если организаторы/гости готовят своими силами). Хотя бывают банкеты на базе со официальной подачей блюд ко времени - кейтеринговой компанией и эти мероприятия по многим своим моментам также очень близки к ресторанному банкетному формату. В общем единых правил и стандартов как вы уже догадались - здесь нет.

Выбирайте удобные, просторные залы с гардеробом (особенно в зимнее время года), раздельными туалетами (мужской/женский), и самое главное, чтобы заведение полностью закрывалось, чтобы не было посторонних посетителей.  Важно чтобы зал не был очень большим и не превышал кол-во посадочных мест больше чем в 1.5 – 2 раза чем кол-во ваших гостей. Как будут выглядеть, одеты официанты? Удобная парковка тоже имеет значение, тем более если праздник в будний день, рабочее время, когда со свободными местами могут быть проблемы.

Также не менее важными вопросами являются выбор меню (из предложенного рестораном или кейтерингом), выбор спиртного (в ряде кафе и ресторанах позволяют привезти «своё» спиртное, что поможет сэкономить), торта, десерта и фруктов (в многих случаях это также ложится на плечи заказчиков).

Спиртное нужно взять сбалансированно и можно остановится на следующих напитках: шампанское, коньяк, водка, вино. Можно отказаться и/или от шампанского или коньяка. Пиво только для варианта на природе/базе отдыха. Имеет смысл позаботится и о безалкогольных напитках: сок, минералка, морсы, квас. Особенно если мероприятие проводится в летнее жаркое время – безалкогольные охлажденные напитки летят на ура.

Уделить внимание иеет смысл и оформлению банкетного зала на юбилей/день рожденье.  Оформлению на юбилей как правило уделяют меньше внимания, чем например на свадьбу или тематическое мероприятие, но все же праздничную атомоферу в которую гости погружаются сразу, как входят в зал - создать надо. Здесь может быть оформление, артисты на встречу, мимы, музыка: саксафон, скрипка, фуршет. 

Выбор ведущего и программы также желательно осуществить заранее, тем более если вы выбрали для проведения юбилея – выходной день.

В моем блоге как выбрать ведущего (ссылка выше) уже есть много полезных рекомендаций по выбору человека который будет вести ваше мероприятие, однако я внесу некоторые дополнения с учетом специфики работы - ведущий на юбилей, ведущий на день рождение. Также есть отдельные статьи выбор ведущего на свадьбу, на впускной, корпоратив.

·        Прежде всего ориентируйтесь на рекомендации, знакомых которым вы доверяете.

·        Если таких вариантов нет, то ищите ведущего в интернете. У него должен быть сайт, промо-видео, группа, открытая страница. Человек должен этим заниматься и жить, а не халтурить в выходные!

·        Выбор ведущего делайте на (после) личной встречи. Если потенциальный ведущий на ваш юбилей постоянно переносить встречу, то это плохой знак. Обратите внимание на пунктуальность, то как ведущий подготовился к встрече. Какие принес материалы, что готов предложить сразу сходы, какими сыпет идеями, учитывает ли ваши пожелания?

·        Можно сначала попросить ведущего рассказать о себе и программе, которую он предлагает, а можно начать с личных пожеланий, но я бы предложил сначала прослушать что вам подложат.

·        Личная симпатия играет не последнюю роль, сердце вам подскажет подходит ли именно этот ведущий – вам.

·        Не ориентируйтесь на низкую цену, это может оказаться ловушкой. Не все одинаково стоят, не все одинаково берут. Кто работает лучше не будет брать дешевле, у кого ниже уровень, тот отпускает цену. Однако некоторые ведущие «ломят» цену, под богатого клиента. Ищите золотую середину – это самый верный выбор.

·        Хорошо если у ведущего есть связи с площадками (ресторанами, базами), артистами, фотографами, операторами и он вам их подскажет.

·        Уточните работает ли ведущий со своим ди-джеем или вам придется его искать, не постесняйтесь спросить про аппаратуру, мощность, наличие радиомикрофона, светомузыки.

·        Сколько часов будет работать ведущий, сколько диджей, со скольки до скольки? Как доберутся? Ко скольки подъедут ди-джей и ведущий, за сколько до начала?

·        Как будут организованы поздравления и как представлены гости? В какое время? Кто за кем?

·        По моему личному опыту некоторые заказчики интересуются конкурсной программой. При первой встречи я, например, ее раскрываю в общих чертах, после заключения договора рассказываю все подробно.

·        Нужны ли какие-либо призы, реквизит для конкурсов?

·        Если вы сами, или ваши гости готовят творческие поздравления – номера, песни, сценки, танцы, то может понадобится музыка, фонограмма, дополнительная аппаратура, 2,3 радиомикрофоны, микрофонные стойки, шнур для гитары, реквизит и тд. и т.п. Обязательно обсудите это заранее, по умолчанию диджей берет 1 радиомикрофон без стойки (а потом бывает подходят гости и спрашивают доп.технику).

       Все эти детали нужно обязательно уточнить и проговорить. Если вас все устраивает заключайте договор и давайте ведущему задаток. 10-30% от стоимости услуг. Задаток очень важен, он скрепляет ваши отношения – финансово. Ведущий будет уверен в ваших намерениях работать с ним, и вы также будет знать, что он в ту дату (вашу дату) с вами. Если задаток не делать, то ведущий может считать эту дату пусть и забронированной, но официально свободной. Лучше перевести на карту, чем отдать наличкой, таким образом вы получаете чек, подтверждение оплаты.

       Если вы выбрали классного ведущего, то об остальном можете не беспокоится, будьте уверены, ваш ведущий проведет ваш юбилей или день рожденье на ура!

  Ведущий праздников, юбилеев, дней рождений – Евгений Захаров