Как организовать отличный Новогодний корпоратив?

Ведущий на корпоративный новый год. корпоратив Пермь Евгений Захаров      

     А вы тоже хотите, чтобы наш праздник удался на славу? Но как сделать так, чтобы гости остались довольны и счастливы Новогодним корпоративом? Я ведущий и организатор праздников Евгений Захаров, дам вам несколько советов о том, как максимально эффективно организовать Новый год для вашей фирмы. 

     Итак, что сделать чтобы у вас был классный Новый год? Прежде всего надо составить план, и я помогу вам со всеми пунктами этого плана.  Есть вопросы, которые нужно решить, в первую очередь, есть вопросы второй очереди и есть третья, начнем с начала.

     Определится с бюджетом мероприятия. О стоимости работы ведущего вы можете почитать в этом блоге, но работа ведущего (иди-джея) это только часть сметы, расходов, бюджета мероприятие. Есть три подхода при формировании бюджета на корпоративный праздник. Можно определится с суммой и после этого распределять ее на все услуги, связанные с новогодним корпоративом (меню, программа, шоу, артисты, подарки), второй вариант идти от кол-ва гостей и суммы на каждого гостя (чаще всего так делают, когда сотрудники фирмы скидываются на новый год все вместе) и третий вариант, обзвонить рестораны и праздничные фирмы попросить их подготовить сметы и плясать от этого. Но как организатор я скажу, что, когда мне говорят "подготовьте нам смету на мероприятие", и не говорят в какую сумму (хотя бы примерно), или что вообще хотят, сделать это очень непросто. Я не знаю нужно вам звезду или вы вообще артистов не потяните и нужен только ди-джей, я этого не знаю поэтому обрисовать какие-то рамки конечно желательно. Для этого нужно составить техническое задание на праздничное корпоративное Новогоднее мероприятие, и уже на основе этого техзадания, формировать смету и готовиться к празднику. Конечно Новогодний корпоратив стоит денег и иногда очень даже немалых, но я надеюсь, что вы, весь год хорошо работали и заслужили этот праздник. Если да, читаем дальше.

     Чем раньше вы начнете подготовку к Новогоднему (как и любому другому) мероприятию, тем больше у вас будет возможностей. Ближе к новому году, даже уже в октябре или ноябре многие рестораны, ведущие и артисты могут быть просто заняты. Лайфхак №1. Готовьтесь к новому году заранее, в идеале в августе-сентябре после отпусков, летних мероприятий. Весной в принципе еще рано, если у вас не очень большая, гигантская фирма, и вы готовите мега мероприятие на несколько тысяч человек. 

     Дата мероприятия. От даты зависит все остальное, например, выбор ресторана для банкета, ведь некоторые числа в ресторане могут быть заняты (особенно предновогодние выходные), и мы или меняем дату, или ищем другой ресторан. Чаще всего выбирают пятницу или субботу, но Новогодний корпоратив можно провести и в будни. Кстати у некоторых организаторов и ведущих (в том числе у меня), чек на выходной предновогодний день растет, и это вполне логично так как спрос намного выше. Лайфхак №2: Если вы хотите сэкономить, то выбирайте будний день, таким образом вы можете играть с ценой и просить скидку. Я, например, всегдаа пойду на скидку в будни. Уверяю, что мероприятия, проходящие в будни ничуть не хуже тех, которые проходят в выходные. Оптимальны даты с 15 по 31 декабря, но чаще всего проводят с 23 по 30. Некоторые компании, особенно торговые все чаще и чаще стали проводить Новогодний корпоратив с в начале января. Связано это с большим объёмом работы перед Новым годом, когда корпоратив просто некогда проводить и начальство не очень хочет, чтобы сотруднки выбивались из ритма). Также могу сказать, что эти мероприятия в январе проходят также ярко и весело.

     Выбор площадки, места проведения мероприятия, как иногда сейчас говорят – локации. В большинстве случаях кухню, питание, меню предоставляет на площадке, н может быть Кейтеринг или самообслуживание. Выбор локации для корпоратива очень важен. Прежде всего площадки можно разделить на 2 типа (по место положению) городские и загородные. Выбор здесь будет обусловлен форматом мероприятия, или наоборот площадка продиктует формат.  Городские площадки – деловой стиль одежды или кэжуал (часто зависит от стиля работы), мероприятие проходит более строго и четко, загородные площадки, базы отдых, спортивные клубы – кэжуал или спортивный стиль одежды и более не формальное, мероприятие (кроме торжественной или спортивно-игровой части).

     Примерно одинаковое соотношение количества гостей и посадочных мест в зале. Не должно быть тесно, но еще хуже большое пустое пространство. Автор этой статьи проводил подобные мероприятия, когда небольшая компания, например, человек 20, выбирает зал рассчитанный на 200 гостей. Участники даже если и не осознают, то ощущают дискомфорт, связанный с пустотой, не наполненностью зала. 

     Также обратите внимание на гардероб, наличие разделенного санузла, чистоту и уют в фойе, туалете и зале. Интерьер или стиль ресторана это на любителя, но если у вас тематическое или очень строгое мероприятие, то будет лучше если стиль площадка и интерьер будут соответствовать. Также важно обратить внимание на наличие парковочных мест.  Также хочу предостеречь от выбора локации на территории предприятия. С одной стороны, это может показаться очень удобно, но есть и минусы. Во-первых, ассоциации и рабочим местом не всегда дают возможность расслабится, смена обстановки всегда лучше, чем приевшиеся и привычны места, во-вторых есть опасность что сотрудники расходятся по своим рабочим местам, кабинетам, сидят там междусобойчиками и праздник, банкет – теряется.  Отдельное, не рабочее заведение всегда лучше! Всегда от слова всегда.

     Праздничное оформление Новогоднего корпоратива. Чаще всего оформление педоставляет кафе, ресторан. Площадка делает универсальное Новогоднее оформление, сразу на все корпоративы, как правило с середины декабря по середину января. Если площадка не была специально подготовлена для банкетов а адаптируется по разовый банкет (например - столовая на предприятии), то имеет смысл заказать оформление или сделать это самостоятельно. Праздничная Новогодняя атмосфера на площадке - это обязательно! Если оформление уже предусмотрено, то всегда можно дополнить его корпоративной символикой и приколами. Можно сделать баннер - фотозону, плакаты, разместить стенгазету, фотографии (с прошло-новогоднего корпоратива)  и тд. Красивое но не близкое вам оформление оживится, станет близким, родным, интересным, именно вашим корпоративным.

     Меню и средний чек. Есть заведения люксовые (типовые), бизнес-класса (средние, как правило кафе), и недорогие, бюджетные (чаще всего столовые). Какой выбрать – решайте сами в зависимости от бюджета и статуса вашей компании.  Бюджет вы уже определили, теперь все проще. И здесь поделюсь своим опытом. Есть одна компания, фирма, в Перми, в которой директор, любитель вкусно покушать в дорогих ресторанах, для Новогоднего корпоратива всегда выбирает соответственно дорогой ресторан и... на программу денег не остается так как бюджет ограничен. В результате – вкусный, сытый и …скучный праздник в котором сотрудников (которые хотят отдохнуть) заставляют проводить конкурсы из интернета и книжки «Как развлечь гостей». Лучше было бы если бы они взяли кафе и программу. Баланс лучше, чем дисбаланс.

     Спиртное. Некоторые рестораны включают спиртное в меню (что конечно дороже) некоторые дают возможность привезти свое. Также во многих заведениях предлагают самостоятельно купить продукцию на чайный стол, торт/конфеты/чай/кофе/сахар, а также фрукты. Сделаем отдельный блог по закупу кол-ва спиртного на человека, гостя, но чуть позже.

     Теперь программа. 

     Прежде всего это ведущий. Ведущий (некторые говорят тамада:)- лицо праздника и именно от ведущего будет идти нужный вам темп и ритм мероприятия. От выбора ведущего завсит то, насколько ярким и веселым будет ваш Новогодний корпоратив. Вся остальная программа, нанизвается на работу ведущего как инградиенты для шашлыка на шампур. Ведущий это стрежень праздника. Теперь вы понимаете, почему вбор ведущего так важен для вашего корпоратива. Чаще всего ведущий работает со своим ди-джеем, и это может базовый или минимальный вариант для проведения Новогоднего праздника. Это ведущий и ди-джей (в паре), а также, для наполненения программы, яркости, веселья, позитива - артисты на корпоратив,  по вкусу и финансовым возможностям (бюджету вашего новогоднего мероприятия), но Деда Мороза и Снегурочка на Новогодний корпоратив заказать конечно надо обязательно. Они предлагают взрослые интерактивно программы. Ведущие есть разные, в разную стоимость и разброс может быть достаточно большим. Тема эта отдельная и я обязательно сделаю блоги по выбору и стоимости ведущего на праздник и конечно артистам. В любом случае смотрите на человека. Поинтересуйтесь образованием, опытом и портфолио ведущего. Ведущий (или иногда говорят тамада:) должен вызывать симпатию, излучать энергию, быть позитивным.  Аппаратура у ди-джея также должна быть качественной и мощной. Мощность измеряется в ваттах, на одного гостя надо не менее 20-30 Вт звука (отчасти еще зависит от площадки), наличие радиомикрофона, светомузыки в наше время мастхэв. 

     У некоторых ведущих программа сформирована, некоторые (как я) предлагают индивидуальный подход учитываю особенности вашей компании. Программа может быть тематическая классическая или индивидуальная, также тема одного из будущих блогов. 

    Обычна наша программа рассчитана на 6 часов, и если начать вовремя без опозданий, то времени должно хватить, хотя бывает, что не хватает и просят продлить. Также оговорите с ведущим или ди-джеем эту возможность пролить программу и стоимость продления. 

    Возможно рассказал не все, и, если у вас есть вопросы, пишите, звоните, консультации бесплатные). Пишите на какие темы написать статьи. Мне нравится делится опытом и помогать вам делать праздники еще лучше. 

    Удачи вам и отличного мероприятия.

    p.s. Приглашаю в мою группу "В Контакте", добро пожаловать!

С уважением – ваш ведущий и организатор новогодних корпоративов в Перми и Пермском крае Евгений Захаров.